Ügyintéző titkár vagy irodai asszisztens? Mindkét képzés az adminisztrációhoz és az irodai munkához kötődik, de moduljaikkal eltérő készségeket lehet elsajátítani. Megnéztük, hogy mi a különbség a két képzés között és, hogy az állások tükrében hogyan találkoznak adott képzés tantárgyai és a munkaadók igényei.

Annak idején titkárnőnek hívták (persze ma is számos munkaadó ezen a néven keresi leendő alkalmazottjait), mára viszont az irodák működtetését megteremtő-segítő személyzet képesítése is többfelé ágazik el. Bár mindkét típus (ügyviteli titkár és irodai asszisztens) készségei között vannak eltérések, abban azonban azonos a munkaerőpiac elvárása, hogy mindkét területen képesítést szerzett legalább egy nyelven (ez általában az angol) beszéljen és adott esetben, akár tárgyalási szinten is tudja alkalmazni azt.

Az irodai asszisztens (54 213 02) a profi titkárnő jelenkori megtestesítője, munkája cseppet sem könnyű, állandó figyelmet és részletességet igényel. Képes kézben tartani az iroda működtetését, így kifejezetten érzékeny a határidőkre és híres a pontosságáról. Azok, akik ennek híján vannak, jobb ha már most elkezdik tréningezni magukat, mert míg a pontosság mintaképe az iroda gyöngyszeme lehet, addig egy késős-halogatós típus pokollá teheti egy cég mindennapjait. Szintén alapkövetelmény, hogy jól írjon helyesen, vagy legalábbis legyen benne képesség a helyesírás precíz ellenőrzésére és javítására. Nincs rosszabb, mint egy rosszul író titkárnő, akinek egy-egy (főként, ha rendszeres) tévedése csorbát ejthet a vállalkozás hírnevén.

A kommunikáció terén is teljesítenie kell, munkája során meg kell találnia azt a hangnemet, ami egyrészt illik adott cég/intézmény profiljához, másrészt jó érzést kelt az ügyfelekben, amellett, hogy hatékony is. Utóbbi tulajdonság már-már diplomáciai érzéket sejtet és igényel. Túlzott alázatossága zavaró, de erőteljes fellépéssel sem érhet célt.

MIRE KÉPES AZ IRODAI ASSZISZTENS?

- adatokkal profin bánik: kimutatásokat készít, táblázatot-adatbázisokat-grafikonokat szerkeszt hagyományosan és az számítógépes ügyviteli programcsomag alkalmazásával
- tartja a kapcsolatot az ügyfelekkel, ismeri a levelezési formulákat és jól fogalmaz
- gyorsír, jegyzetel, jegyzőkönyvet készít és előkészíti elkészíteni a programok, rendezvények, tanácskozások szervezéséhez szükséges dokumentumokat, háttéranyagokat
- ellátni a szervezet irodai-ügyviteli munkaterületén az asszisztensi feladatokat

Ezzel szemben az ügyviteli titkár (54 213 05) protokoll feladatokat is ellát, rendezvényeket, eseményeket szervez, gazdálkodással kapcsolatos részfeladatot, gazdálkodáshoz kapcsolódó feladatokat végez (ezt alapfokon az irodai asszisztensnek is tudnia kell). Ami szintén plusz képesítése az ügyviteli titkárnak, hogy PR tevékenységet is képes végezni szakmai irányítással. Nála az idegennyelv ismerete (akár kettőé is!) szinte kötelező. Sok esetben sokkal személyesebb kapcsolatot alakít ki munkavégzése közben felettesével, mint az irodai asszisztens, aki inkább az egész iroda működtetéséért felel.

Részt vesz a személyügyi feladatok ellátásában szakmai irányítással, személyi titkári, menedzserasszisztensi feladatokat lát el. Amennyiben intézményben dolgozik (például oktatási) közreműködik a tanügy-igazgatási ügyviteli feladatok és az oktatási intézmény kapcsolattartási feladatainak ellátásában is.

MIRE KÉPES AZ ÜGYVITELI TITKÁR? 

- jól bánik az adatokkal: kezeli őket, számítógépes ügyviteli programcsomagokat alkalmaz, vezetni és kezeli a szervezet munkaerő-gazdálkodásával kapcsolatos nyilvántartásokat
- gazdasági feladatokat lát el: kezeli a a házipénztárt, kézben tartja a készletgazdálkodást
- kiváló kapcsolatteremtő külső és belső területen egyaránt a magyar mellett legalább egy idegen nyelven, emellett ellátja a feladatkörébe tartozó irodai reprezentációs feladatokat
- ügyviteli munkafolyamatokat szervezni és irányít
- jó szervező és képes PR tevékenységet is végezni, felettese irányításával

Tömören összefoglalva tehát, míg az irodai asszisztensi képzés az irodai munka profi elsajátításáról szól, olyan technikai ismeretekkel, mint a gépírás és gyorsírás, addig az ügyintéző titkár magasabb szintű tudást ad a menedzsment és gazdasági ismeretek terén az irodai adminisztráció mellett. 

A bejegyzés trackback címe:

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.